Per le Pubbliche Amministrazioni, l’adozione di un software BMS (Bridge Management System) è diventata una priorità strategica per adempiere alle Linee Guida MIT 2022. Tuttavia, quando il RUP (Responsabile Unico del Procedimento) si trova a dover valutare e confrontare due o più preventivi per l’acquisizione del sistema, l’operazione risulta spesso complessa.
Le aziende informatiche presentano modelli di pricing e architetture contrattuali molto diversi tra loro, rendendo difficile un confronto “mele con mele”. Questa guida illustra le voci essenziali da richiedere ai fornitori per creare una matrice di valutazione oggettiva e trasparente, ottimizzando la spesa pubblica.
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Modello di licenza: Perpetua vs. SaaS
La prima grande discriminante in un preventivo software BMS è la tipologia di licenza.
Storicamente, si acquistava la Licenza Perpetua (On-Premise): un costo una tantum elevato per l’acquisto del software, che veniva installato sui server del Comune. A questo si aggiungeva un canone annuo (solitamente il 15-20% del valore) per la manutenzione. Questo modello, seppur noto alle PA, nasconde costi sistemistici (gestione server, sicurezza, backup) che ricadono interamente sull’ente.
Oggi, lo standard richiesto dalle direttive AGID per la PA è il SaaS (Software as a Service) o Cloud. Il preventivo presenta un canone annuo o pluriennale omnicomprensivo. Il Comune “affitta” l’uso del software. In fase di confronto, assicuratevi che il canone SaaS includa l’hosting, il backup giornaliero, l’assistenza e gli aggiornamenti normativi, azzerando i costi occulti.
Parametri di Pricing: manufatti, utenti o traffico?
Un altro aspetto fondamentale che disorienta i RUP è la metrica utilizzata per calcolare il prezzo. Come viene scalato il costo del software?
- Per numero di opere (Ponti/Viadotti/Passerelle): È il modello più equo per i Comuni. Il costo varia in fasce (es. fino a 50 ponti, da 51 a 200 ponti, ecc.). Se un preventivo è basato su questo modello, verificate il costo unitario per l’inserimento di manufatti aggiuntivi futuri.
- Per numero di utenti (Seat License): Il costo scala in base agli ingegneri o ai tecnici che accedono alla piattaforma. Questo modello può limitare la collaborazione.
- Flat Rate: Un costo fisso indipendentemente dall’utilizzo. Attenzione ai limiti “nascosti” sullo spazio di archiviazione (storage) per foto e report PDF.
I moduli aggiuntivi: cosa è incluso e cosa è “optional”?
Molti preventivi BMS sembrano economici a un primo sguardo, ma mancano delle funzionalità necessarie per un’ispezione operativa e conforme sul campo. Durante il confronto, verificate esplicitamente la presenza (o il costo extra) di questi moduli:
- App Mobile per rilievo in campo: È inclusa l’applicazione (iOS/Android) per i tecnici che eseguono le ispezioni fisiche (Livello 0 e 1) permettendo l’inserimento offline delle schede difettologiche? Spesso viene quotata a parte.
- Calcolo automatico della Classe di Attenzione: Il sistema applica automaticamente le formule delle Linee Guida MIT?
- Integrazione GIS (Mappe geografiche): La visualizzazione geolocalizzata del patrimonio è nativa o richiede l’acquisto di licenze terze?
- Modulo Trasporti Eccezionali: Essenziale per le Province, permette di simulare il passaggio di carichi pesanti e rilasciare autorizzazioni in tempo reale.
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I costi nascosti: migrazione dati, assistenza e export
La vera insidia nei preventivi software risiede nei servizi collaterali. Un fornitore professionale dovrebbe quotare chiaramente:
1. Costo di Impianto e Migrazione Dati (Setup)
Se l’Ente possiede già un archivio storico (anche solo fogli Excel o file PDF dei servizi di ispezione passati), quanto costa importare tutto nel nuovo sistema? Verificate se il setup iniziale è incluso.
2. Formazione del Personale (Onboarding)
Il software più potente è inutile se i tecnici comunali non sanno usarlo. Il preventivo deve specificare le ore di formazione (online o in presenza) incluse, e il costo orario per sessioni aggiuntive.
3. Assistenza Tecnica e SLA
Cosa succede se il sistema si blocca? Verificate che il preventivo indichi gli SLA (Service Level Agreement) di risposta e i canali di supporto disponibili (telefono diretto, portale ticketing, email).
4. Esportazione Dati e Lock-in
Cosa succede se tra tre anni il Comune decide di cambiare fornitore? Il preventivo e il contratto devono garantire l’export gratuito dei dati in formati aperti (JSON, CSV) per l’invio al sistema AINOP (Archivio Informatico Nazionale delle Opere Pubbliche). Diffidate dai sistemi “chiusi” che rendono ostica l’esportazione, causando il cosiddetto vendor lock-in.
ProPonti: trasparenza per gli enti locali
Valutare un software per infrastrutture critiche non è solo una questione di prezzo, ma di affidabilità e mitigazione del rischio. ProPonti fornisce preventivi analitici e conformi agli standard richiesti per gli acquisti MePA e RdO.
I nostri modelli commerciali per le Pubbliche Amministrazioni includono sempre:
– Aggiornamenti automatici alle variazioni delle normative MIT e NTC.
– Moduli essenziali pre-attivati senza “sorprese” in corso d’opera.
– Pieno supporto alla transizione digitale del patrimonio esistente.
FAQ: Confronto preventivi software BMS
Come faccio a confrontare due preventivi per un BMS? Quali voci devo mettere a confronto?
Il confronto deve basarsi su voci paritetiche. Le voci da allineare includono: tipo di licenza (SaaS vs Perpetua), metriche di pricing (numero ponti vs utenti), presenza di App mobile per rilievi, costi di setup/migrazione dati, ore di formazione incluse, SLA di assistenza e costi futuri per l’export dei dati verso l’AINOP.
È più conveniente un abbonamento SaaS o l’acquisto della licenza?
Per le PA, il SaaS (in cloud) è oggi la scelta raccomandata dall’AGID e spesso la più conveniente, poiché elimina i costi nascosti legati all’acquisto di server fisici, alla gestione della sicurezza informatica e ai backup.
Il modulo per i trasporti eccezionali è normalmente incluso nei preventivi base?
Raramente. La gestione dei trasporti eccezionali è una funzione complessa (spesso utile più alle Province che ai piccoli Comuni) e viene solitamente quotata come modulo opzionale. Assicuratevi di specificare nel capitolato se questa funzione vi è necessaria.
Se la tua amministrazione deve procedere all’affidamento sotto soglia, consulta il nostro approfondimento su come acquistare un software BMS tramite il MePA.