Per le Pubbliche Amministrazioni, l’adozione di un software BMS (Bridge Management System) è diventata una priorità strategica per adempiere alle Linee Guida MIT 2022. Tuttavia, quando il RUP (Responsabile Unico del Procedimento) si trova a dover valutare e confrontare due o più preventivi per l’acquisizione del sistema, l’operazione risulta spesso complessa.
Le aziende informatiche presentano modelli di pricing e architetture contrattuali molto diversi tra loro, rendendo difficile un confronto “mele con mele”. Questa guida illustra le voci essenziali da richiedere ai fornitori per creare una matrice di valutazione oggettiva e trasparente, ottimizzando la spesa pubblica.
La prima grande discriminante in un preventivo software BMS è la tipologia di licenza.
On-Premise
Storicamente, si acquistava la Licenza Perpetua: un costo una tantum elevato per l'acquisto del software, che veniva installato sui server del Comune. A questo si aggiungeva un canone annuo (solitamente il 15-20% del valore) per la manutenzione. Questo modello, seppur noto alle PA, nasconde costi sistemistici (gestione server, sicurezza, backup) che ricadono interamente sull'ente.
Software as a Service
Oggi, lo standard richiesto dalle direttive AGID per la PA è il SaaS o Cloud. Il preventivo presenta un canone annuo o pluriennale omnicomprensivo. Il Comune "affitta" l'uso del software. In fase di confronto, assicuratevi che il canone SaaS includa l'hosting, il backup giornaliero, l'assistenza e gli aggiornamenti normativi, azzerando i costi occulti.
Un altro aspetto fondamentale che disorienta i RUP è la metrica utilizzata per calcolare il prezzo. Come viene scalato il costo del software?
È il modello più equo per i Comuni. Il costo varia in fasce (es. fino a 50 ponti, da 51 a 200 ponti, ecc.). Se un preventivo è basato su questo modello, verificate il costo unitario per l'inserimento di manufatti aggiuntivi futuri.
Il costo scala in base agli ingegneri o ai tecnici che accedono alla piattaforma. Questo modello può limitare la collaborazione.
Un costo fisso indipendentemente dall'utilizzo. Attenzione ai limiti "nascosti" sullo spazio di archiviazione (storage) per foto e report PDF.
Molti preventivi BMS sembrano economici a un primo sguardo, ma mancano delle funzionalità necessarie per un’ispezione operativa e conforme sul campo. Durante il confronto, verificate esplicitamente la presenza (o il costo extra) di questi moduli:
È inclusa l'applicazione (iOS/Android) per i tecnici che eseguono le ispezioni fisiche (Livello 0 e 1) permettendo l'inserimento offline delle schede difettologiche? Spesso viene quotata a parte.
Il sistema applica automaticamente le formule delle Linee Guida MIT?
La visualizzazione geolocalizzata del patrimonio è nativa o richiede l'acquisto di licenze terze?
Essenziale per le Province, permette di simulare il passaggio di carichi pesanti e rilasciare autorizzazioni in tempo reale.
La vera insidia nei preventivi software risiede nei servizi collaterali. Un fornitore professionale dovrebbe quotare chiaramente:
Se l'Ente possiede già un archivio storico (anche solo fogli Excel o file PDF dei servizi di ispezione passati), quanto costa importare tutto nel nuovo sistema? Verificate se il setup iniziale è incluso.
Il software più potente è inutile se i tecnici comunali non sanno usarlo. Il preventivo deve specificare le ore di formazione (online o in presenza) incluse, e il costo orario per sessioni aggiuntive.
Cosa succede se il sistema si blocca? Verificate che il preventivo indichi gli SLA (Service Level Agreement) di risposta e i canali di supporto disponibili (telefono diretto, portale ticketing, email).
Cosa succede se tra tre anni il Comune decide di cambiare fornitore? Il preventivo e il contratto devono garantire l'export gratuito dei dati in formati aperti (JSON, CSV) per l'invio al sistema AINOP. Diffidate dai sistemi "chiusi" che rendono ostica l'esportazione, causando il cosiddetto vendor lock-in.
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Il confronto deve basarsi su voci paritetiche. Le voci da allineare includono: tipo di licenza (SaaS vs Perpetua), metriche di pricing (numero ponti vs utenti), presenza di App mobile per rilievi, costi di setup/migrazione dati, ore di formazione incluse, SLA di assistenza e costi futuri per l'export dei dati verso l'AINOP.
Per le PA, il SaaS (in cloud) è oggi la scelta raccomandata dall'AGID e spesso la più conveniente, poiché elimina i costi nascosti legati all'acquisto di server fisici, alla gestione della sicurezza informatica e ai backup.
Raramente. La gestione dei trasporti eccezionali è una funzione complessa (spesso utile più alle Province che ai piccoli Comuni) e viene solitamente quotata come modulo opzionale. Assicuratevi di specificare nel capitolato se questa funzione vi è necessaria.
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